Une entreprise mal organisée est synonyme, a minima, de perte de temps. Un ERP est un progiciel qui, s’il est adapté à votre entreprise, va vous faire gagner du temps et d’un point de vue commercial ou marketing, vous permettra d’être plus pertinent. De quoi s’agit-il réellement ? Devriez-vous faire appel à une agence informatique pour équiper votre entreprise de cet outil ? Voici quelques informations essentielles.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
L’ERP vient de l’anglais « Enterprise Resource Planning », ce qui veut dire littéralement « Planification des ressources en entreprise ». Il s’agit d’un progiciel (ensemble de logiciels) constitué de plusieurs composantes fonctionnelles, regroupées au sein d’une base de données commune. Englobant la majeure partie des besoins de gestion d’une entreprise, cet outil présente un potentiel immense pour le développement des PME/PMI.
ERP, un outil de gestion stratégique pour les entreprises
D’un point de vue technique, ERP se traduit en PGI ou Progiciel de Gestion Intégré. Il s’agit en tout cas d’un ensemble de logiciels informatiques et de modules qui sont tous reliés à une seule et unique base de données.
Dans la pratique, l’ERP permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs processus opérationnels. Les composants du progiciel couvrent effectivement un très large périmètre de gestion :
- gestion des commandes
- gestion des stocks
- gestion de commerce (e-commerce, BtoB, BtoC…)
- gestion de la paie
- gestion de la comptabilité
- gestion des ressources humaines
- gestion des fournisseurs…
Dans tous les cas, les différentes fonctionnalités sont intégrées à l’ERP en fonction des besoins de l’entreprise utilisatrice.
Les 3 caractéristiques de l’ERP
L’Enterprise Resource Planning est synonyme de rigueur et de gain de temps, deux paramètres qui garantissent des gains de productivité. Permettant de gérer les processus clé, l’outil devient le pilier même de l’organisation de l’entreprise. Les utilisateurs des différents services travaillent en effet sur un environnement logiciel unique.
L’ERP pour l’intégrité des données
Grâce à l’ERP, les données utilisées au sein de l’entreprise sont les mêmes, à toutes les échelles. Cette structure de données unique et définie contient en effet des informations, exactes, cohérentes, communes et normalisées qui sont pilotées et interconnectées aux différents départements de l’entreprise, par des workflows.
Ainsi, les mêmes références (exemple : nom de produit, profil client, etc.) sont accessibles à la fois au service financier, aux ressources humaines, au département marketing, etc. La mise à jour à un seul niveau engendre une mise à jour générale de l’information en question.
L’ERP pour gagner du temps dans le traitement des données
L’unité des données favorise un gain de temps dans leur traitement. Nul besoin de vérifier et de comparer les données à chaque fois puisqu’elles sont saisies et intégrées une seule fois dans le système.
De plus, l’ERP optimise la répartition de la charge, ce qui, en plus de favoriser un gain de temps, garantit l’efficacité et la performance des ressources à disposition des différents services de l’entreprise. Il réduit également leur temps de traitement.
Un considérable gain de temps est donc à prévoir par rapport aux tâches administratives, qui sont habituellement répétitives et fortement chronophages.
L’ERP pour éviter la redondance des informations
La collecte centrale des données grâce à l’ERP évite les redondances qui faussent habituellement les calculs et les comptes-rendus. Les entreprises qui investissent dans ce type de progiciel en finissent avec les nombreuses bases de données autonomes. Habituellement, chaque service a sa base de données et leur éparpillement engendre des inventaires infinis, avec des feuilles déconnectées les unes des autres. Celles-ci sont souvent sources d’erreurs.
Centralisée par l’Enterprise Resource Planning, l’unique base de données est accessible à tous les utilisateurs, de la direction aux différents gestionnaires suivant des niveaux d’habilitation souhaités. Un processus commun permet donc de créer, de stocker et d’utiliser les mêmes données qui sont à jour, exactes et complètes.
Et bien entendu, l’ERP repose sur un référentiel hautement sécurisé.
Adapté autant aux grandes structures qu’aux PMI/PME, l’ERP fait gagner du temps tout en évitant la duplication et la perte de données. Un tel outil limite également les erreurs qui faussent les calculs. Et il remplace les contrôleurs de gestion.
Déploiement d’un ERP
Un ERP peut être déployé par le cloud, c’est-à-dire accessible par internet. C’est la solution intéressante, car vous n’avez pas à gérer la maintenance (mise à jour…) avec un cout mensualisé (abonnement. Un ERP cloud est la solution privilégiée par de nombreuses entreprises.
Un ERP on-premise est déployé sur le site et sur chaque PC, c’est plus chronophage, les maintenances sont gérées en interne…
Que vous apporte Kisytech sur votre ERP ?
Vous souhaitez personnaliser, optimiser ou développer votre ERP, nous pouvons vous accompagner sur ce chantier. De même, vous hésitez entre différents ERP, nous pouvons réaliser un audit pour vous conseiller un progiciel qui collera à vos attentes. Un ERP optimisé est gage de réussite pour une entreprise sur de nombreux niveaux.
L’Équipe Kisytech
